成人高等教育学籍档案管理暂行规定

学籍档案管理是学籍管理工作的重要组成部分，为使我院成人高等教育学籍档案管理工作更加科学化、规范化，特制定本规定。

一、成人教育部建立学籍档案的细目及管理

1.新生入学后，成人教育部按教学班、专业，认真填写《学生注册登记表》、《教学班基本情况登记表》，并将新生注册数据输入成人高等教育学籍学历管理系统。学籍档案管理采用计算机和文字管理方式，保存于成人教育部学籍资料室。

2.成人教育部应及时建立、妥善保存好学生档案。学生档案包括：入学通知书或报名表、录取档案、奖惩材料等。

二、学籍资料室应长期保存的学籍档案细目

1.招生录取审批表

2.学生注册登记表

3.教学班基本情况登记表

4.学生学籍异动审批表（包括转学、转专业、休学、退学、复学等）

5.学生成绩册

6.毕业生花名册

7.计算机管理电子文档数据资料

三、学籍档案日常管理

1.学籍资料室应对每学期学生的注册表格及数据、学籍异动、学生成绩、学生奖惩资料等进行分类整理、立档归卷，并及时做好计算机管理电子文档数据资料的安全备份工作。

2.学籍档案保管应有专人负责、专柜存放，应配置防盗、防火、防潮等安全设施，对档案保管情况进行定期检查。

3.应建立学籍档案借阅和信息查询制度。

4.不得私自涂改和损坏、销毁学籍档案。对确无保存价值的档案，须报请主管领导批准后予以销毁。

四、学生毕业档案资料细目及管理

1.学生毕业档案资料

学生毕业时，学籍资料室应将下列资料归入毕业生档案。

（１）入学通知书或报名登记表

（２）录取档案

（３）奖惩材料

（４）学生成绩单

（５）毕业生资格审查表（毕业生登记表）

（６）毕业论文或毕业设计

２.学生档案的填写要求

（１）各种表格须由毕业生本人用蓝、黑色钢笔填写，字迹工整。

（２）表格所列项目必须填写认真、不得缺项。

（３）签字、盖章手续必须完备。

３.学生毕业档案的移交：学生毕业离校时，学生毕业档案由学籍资料室密封后，由学生持本人有效证件（身份证等）到学籍室统一办理档案登记领取手续，并记录档案移交时间、方式和接收人。

４.学生毕业档案是学生在校学习期间的重要资料，成人教育部和单位都应妥善保管。根据省教育厅规定，学生毕业档案遗失不予补办。毕业档案遗失者可由本人向成人教育部提出申请，经继续教育学院审核后可出具相关证明。

五、其它

学籍档案属长期保存档案，学籍资料室应妥善保存，若遇学籍管理人员调整，应做好学籍档案资料的整理、登记和交接工作。

学籍档案要按照学校规定定期移交归档，规校档案室统一存放。